Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası


KARŞIYAKA ECZANESİ
Telefon: 0356 228 25 75
Adres: KARŞIYAKA MAH. ORHAN GAZI CAD. NO :60/A


YEŞİLIRMAK ECZANESİ
Telefon: 0356 212 70 23
Adres: YEŞİLIRMAK MH. ÇEÇENİSTAN CAD. NO: 33

09.02.2022 Sayfa 818

Önemli Not:

Saklama ve imha politikasının Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ile uyumlu olarak oluşturulabilmesi için öncelikle Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ndan bağımsız olarak Tokat Belediyesi bünyesinde bu Yönetmelik’e uyum çalışmalarının yürütülmesi gerekmektedir. Bu kapsamda ilgili Yönetmelik’in 9’uncu maddesinde yer alan “Kurum Arşivi” ve “Merkez Arşiv”lerinin oluşturulması, oluşturma ve düzenleme esnasında “Arşiv Mekanlarının Düzenlenmesi” standardının dikkate alınması, 6’ncı madde uyarınca “Kurum Belge Yöneticileri” ile her bir birim için “Birim Belge Yöneticilerinin” belirlenmesi gibi aksiyonların Kurum tarafından alınması gerekmektedir.

Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası Hazırlanması ve Uygulanması Yükümlülüğüne İlişkin Bilgilendirme

KVKK’nın 16. maddesi uyarınca VERBİS’e kaydolmakla yükümlü olan veri sorumluları, kişisel veri işleme envanterine uygun olarak “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik” çerçevesinde kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlamakla yükümlüdür. Bu politikanın amacı, veri sorumlusunun bünyesinde bulunan kişisel verilerin ne kadar süre ile saklanacağı ve ne zaman imha edileceğine dair kurallar bütünü oluşturmaktadır. Ayrıca bu politikanın oluşturulması, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun öngördüğü “kişisel verilerin güvenliğine ilişkin alınabilecek idari tedbirler” arasında yer almaktadır.

Kişisel verinin saklama ve imha süreleri belirlenirken; kişisel verinin işlenmesini gerekli kılan ve ilgili kişiyle tesis edilen hukuki ilişkinin devam edeceği süre, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak veri sorumlusunun meşru menfaatinin geçerli olacağı süre, kişisel verinin işlenme amacına bağlı olarak saklanmasının yaratacağı risk, maliyet ve sorumlulukların hukuken devam edeceği süre, belirlenecek azami sürenin ilgili veri kategorisinin doğru ve gerektiğinde güncel tutulmasına elverişli olup olmadığı, hukuki yükümlülük gereği ilgili veri kategorisinde yer alan kişisel verilerin saklanmak zorunda olduğu süre, ilgili veri kategorisinde yer alan kişisel veriye bağlı bir hakkın ileri sürülmesi için belirlenen zamanaşımı süresi gibi hususların göz önünde bulundurulması gerekmektedir. Bu doğrultuda belirtilen kıstaslara uygun olarak saklama sürelerinin belirlenmesi ve belirlenen süreler içerisinde işlenme amacı ortadan kalkan kişisel verinin periyodik imha kontrol sürecinde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi hukuki bir zorunluluktur. Aksi durum, TCK’nın 138. maddesinde yer alan verilerin yok edilmemesi suçunun ihlali niteliğini taşıyabilecektir.

TOKAT BELEDİYESİ

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. POLİTİKANIN AMACI

Hazırlanan işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (‘‘Politika’’), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (‘‘KVKK’’ veya ‘‘Kanun’’) ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (‘‘Yönetmelik’’) başta olmak üzere ilgili mevzuat uyarınca Tokat Belediyesi (“Belediye”) saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul, esas, saklama, silme ve imha sürelerini belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Tokat Belediyesi tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun gerçekleştirilir.

2. TANIMLAR VE AÇIKLAMALAR

Açık Rıza	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme/ Anonimleştirme	Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
Belediye	Tokat Belediye Başkanlığı
Çalışan/Stajyer	Tokat Belediyesi çalışanları veya stajyerleri.
Elektronik Ortam	Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
Elektronik Olmayan Ortam	Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
İlgili Kişi	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
İlgili Kullanıcı	Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.
İmha	Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonimleştirilmesi.
Kayıt Ortamı	Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydı ile otomatik olmayan yollardan işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Verilerin İşlenmesi	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kurul	Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Kurum	Kişisel Verileri Koruma Kurumu
KVKK, Kanun	6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
Periyodik İmha	Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Politika	Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
Silme	Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
Veri İşleyen	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi.
Veri Kayıt Sistemi	Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi, dizin.
Veri Sorumlusu	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.
Yok Etme	Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
Yönetmelik	28 Ekim 2017 tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

3. DÜZENLENEN KAYIT ORTAMLARI

Tokat Belediyesi bünyesinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklere uygun bir şekilde aşağıdaki kayıt ortamlarında hassas bir şekilde muhafaza edilir.

Elektronik ortamlar:

Sunucular (etki alanı, yedekleme, e-posta, veri tabanı, web, dosya paylaşım)
Yazılımlar (ofis yazılımları, portal, vb.)
MS office dosyaları
Tokat Belediyesi bilgisayarları (masaüstü, dizüstü)
Ağ cihazları
Mobil cihazlar ve içerisindeki saklama alanları (telefon, tablet vb.)
Ağ üzerinde veri saklanması için kullanılan paylaşımlı/paylaşımsız disk sürücüleri
Bulut sistemleri
Yazıcı
Fotoğraf makinesi
Kamera
Tarayıcı
Fotokopi makinesi
Manyetik bantlar
Optik diskler (CD, DVD, vb.)
Çıkartılabilir diskler (USB, hafıza kartı, vb.)
Zimbra
Netsis
Oracle
File server
Dhcp
Dc
ERP sistemi
Cisco c170
Exchange server
Roma
Ms dynamics
Crm sistemi
Muhasebe operasyon sistemi
SQL veri tabanı
MySQL veri tabanı
CRM server
Nebim

Elektronik olmayan ortamlar:

Birim dolapları
Birim arşivi
Kurum arşivi
Arşiv
Kâğıt
Yazılı, basılı, görsel ortamlar
Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi defteri, aday değerlendirme formları)

4. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Tokat Belediyesi bünyesinde bulunan kişisel veriler hizmetlerin sunulması ve bireylerin bu hizmetlerden etkin, kesintisiz bir şekilde yararlanması ve bu hizmetlerin sürdürülebilmesi, insan kaynakları süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi, çalışan hak ve menfaatlerinin planlanması, tedarik ve iş ortağı süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi, etkin iletişimin sağlanması, yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, vatandaşa yönelik hizmetlerin yerine getirilmesi, gerekli kalite ve standart denetim süreçlerinin yerine getirilmesi, kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi, kurumsal iletişimin sağlanması, güvenliğin sağlanması, istatistiksel çalışmaların yapılması, analiz çalışmalarının yapılması, raporlama çalışmalarının yapılması, imzalanan sözleşme ve protokollerin yüklediği edimlerin ifa edilmesi, ileride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması veya ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi, yazılı, basılı ve elektronik dergi ve bülten çalışmalarının yapılması, arşiv süreçlerinin işletilmesi, tedarik zincirinin yürütülmesi amaçlarıyla aşağıda yer alan veri işleme şartları dahilinde İşbu Politikada belirtilen elektronik ya da elektronik olmayan ortamlarda güvenli ve hassas bir şekilde saklanır.

Tokat Belediyesi bünyesinde bulunan kişisel veriler aşağıda yer alan veri işleme şartlarının ortadan kalkması, açık rıza şartı ile işlenen kişisel verilerde açık rızanın geri alınması, kişisel veri işleme ve saklama amacının ortadan kalkması halinde resen veya ilgili kişinin talebi üzerine imha edilir.

Veri İşleme Şartları

Kanun hükmünün varlığı,
Fiili imkânsızlık nedeniyle açık rızanın alınamaması,
Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
İlgili kişinin kişisel verisinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek koşuluyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması.

5. SAKLAMAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER

Kurumda, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu,
6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
4857 sayılı İş Kanunu,
5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu,
2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu
İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
Pazar Yerleri Hakkında Yönetmelik
Stajyer Yönetmeliği
Planlı Alanlar İmar Yönetmeliği
Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği
Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler

çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

6. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ BİR ŞEKİLDE SAKLANMASI İLE HUKUKA AYKIRI OLARAK İŞLENMESİNİN VE ERİŞİLMESİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
Kişisel veri envanteri hazırlanmıştır.
Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
Sızma testi uygulanmaktadır.
Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.

7. KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN OLARAK İMHA EDİLMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verileri imha etmeye (silmeye, yok etmeye ve anonim hale getirmeye) yönelik Tokat Belediyesi bünyesinde bulunan uygulamalar aşağıdaki gibidir:

Kişisel Verilerin Silinmesi

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler: Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler: Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

8. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜREÇLERİNDE YER ALANLARIN UNVANLARI, BİRİMLERİ VE GÖREV TANIMLARI

Kurumun tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Arşivlerde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için; arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya ilgili belge yöneticisinin başkanlığında, arşivden görevlendirilecek iki personel ile belgeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birim amiri tarafından görevlendirilecek, bağlı olduğu birimin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilci olmak üzere beş kişilik bir Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur.

Personel	Birim	Görev tanımı
Tokat Belediyesi Belediye Başkanı	Kurum Bünyesi	Çalışanların politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur.
Kurum Belge Yöneticisi	Kurum Bünyesi	Belgelerin dosyalanması, saklanması, ayıklanması, tasfiyesi, hizmete sunulması ve transferi işlemlerinin Kurum adına yönetilmesinden sorumludur.
Birim Belge Yöneticisi	İlgili Birim	Belgelerin dosyalanması, saklanması, ayıklanması, tasfiyesi, hizmete sunulması ve transferi işlemlerinin birim adına yönetilmesinden sorumludur.
Hukuk Hizmetleri Dairesi Başkanı	Hukuk	Politika’nın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesinden sorumludur.
Diğer Müdürlükler	Diğer Birimler	Görevlerine uygun olarak Politika’nın yürütülmesinden sorumludur.

9. SAKLAMA VE İMHA SÜRECİ VE SÜRELERE İLİŞKİN TABLO

Tokat Belediyesi bünyesinde bulunan kişisel veriler; ilgili mevzuatta öngörülmesi durumunda bu mevzuatta belirtilen süre boyunca saklanmaktadır.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş, ilgili mevzuat ve Tokat Belediyesi belirlediği saklama süresinin de sonuna gelinmişse, kişisel veriler olası hukuki uyuşmazlıkların çözümlenmesi, yetkili kamu kurum ve kuruluşların hukuka uygun taleplerinin karşılanması veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi amacıyla saklanmaktadır.

Süreç (Faaliyet)	Saklama Süresi	İmha Süresi
Vatandaşlardan gelen Talep/Şikayetlerin Alınması	İlgili talep ve şikâyetin çözümlenmesinden itibaren 15 Yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Denetim Tutanakları	Tutanağın tutulmasından itibaren 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Emlak Beyannameleri	Beyannamenin düzenlenmesinden itibaren 10 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Gelen/Giden Evrak Süreçleri, Evrak Kayıt Fişleri ve Defterleri	Kayıtların yapıldığı tarihten itibaren 15 Yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Muhtelif Kamu Kurum Ve Kuruluşlarıyla Yapılan Yazışmalar Dosyası	15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Encümen Karar Ekleri	15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Encümen Kararları	15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Meclis, Encümen, Zabıta Kararları Kayıt Defterleri	30 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’na Tabi Çalışanların Özlük İşlemleri [Kamu Personeli Genel Tebliğinde (Seri No: 2) yer alan veriler]	Çalışanın işten ayrılmasından itibaren 101 Yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Stajyerlere İlişkin Bilgiler	Stajyerin işten ayrılmasından itibaren 10 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Tedarikçi Çalışanlarına İlişkin Bilgiler	Tedarikçi çalışanlarının işten ayrılmasından itibaren 10 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışan Adaylarına İlişkin Bilgiler	Çalışan adaylarının başvurularının alınmasından itibaren 3 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Tedarikçilere Ait Bilgiler	Tedarikçilerle son ilişki kurma tarihinden itibaren15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Personelin İlgili Birimde Bulunan Özlük ve Sicil Dosyaları Dışındaki Çalışmakta Olduğu Birimlerin Tuttuğu Şahıs Dosyaları	İşten ayrılmasından itibaren 50 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Sosyal Yardım Kampanyaları ve Giyecek Yardımı Ile Ilgili Yazışmalar	Yazışmaların bitiminden itibaren 5 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Tahsilat ve Tahakkuk Defteri	İşlemlerin bitiminden itibaren 30 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Görevlendirmelerle İlgili Personele Yapılan Ödeme Evrakı, Avans Talebi, Oluru, Senedi Ve Bunlarla Ilgili Yapilan Yazışmalar	Yazışmanın bitiminden itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Mal Beyanı İşleri Dosyası	Personelin ayrılmasından itibaren 55 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Cenaze Duyuruları	Duyurunun yapılmasından itibaren 7 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İşe Giriş-Çıkış Kayıtları/PDKS/İmza Föyleri	Kayıt tarihinden itibaren 15 Yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kurum İçi Yazışma Süreçleri	İlgili yazışmanın bitiminden itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Talimat Niteliğinde Yazılar	İlgili yazışmanın yapılmasından itibaren 30 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Adli, İdari ve İcra Dava Dosyaları ile İlgili Mütalaa Süreçleri	Mütalaanın verilmesinden itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Hukuki Mütalaalara İlişkin Süreçler	Mütalaanın verilmesinden itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Mahkemelerden ve Benzeri Kuruluşlardan Gelen Görüş Talepleri Ve İlgili Birimce Verilen Görüşler	Görü verilmesinde itibaren 30 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Adli Dava Dosyalarına İlişkin Süreçler	Dava süreçlerinin tamamlanmasından itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İdari Dava Dosyalarına İlişkin Süreçler	Dava süreçlerinin tamamlanmasından itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İcra Dosyalarına İlişkin Süreçler	İcra süreçlerinin tamamlanmasından itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kanuni Düzenlemeler Hakkında Verilen Görüşler	Görüşün verilmesinden itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Denetim Raporlarına İlişkin Süreçler	Denetim raporunun oluşturulmasından itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kurum Faaliyetlerinin Basında Duyurulması Amacıyla Hazırlanan İçerik Süreçleri	İçeriklere son halinin verilmesinden itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İş Yeri Açma Ruhsat Dosyaları (Kapananlar İçin)	Kapanmadan itibaren 5 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Hafta Tatili Çalışma Ruhsat Dosyası (Kapananlar İçin)	Kapanmadan itibaren 5 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İş Yeri Tutanakları	Tutanağın düzenlenmesinden 10 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Teminat Mektupları	İşlemlerin bitiminden itibaren 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Taksi ve Dolmuş Ruhsat Dosyaları (Ruhsatı Sona Erenler İçin)	Sona ermeden itibaren 5 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Esnaf ve Sanatkârlar Teftiş Defteri	Teftişin tamamlanmasından itibaren 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Esnaf Dosyaları	15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Belediye Sınırları Dışından, Belediye Mezarlığına Defin İçin Yapılan Müracaatlarla İlgili Dosyalar	İlgili kişi tarafından müracaat edilmesinden itibaren 10 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Sponsorluk Süreçleri	Sponsorluk süreçlerinin tamamlanmasının ardından 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Etkinlik Süreçlerinin Yürütülmesi	Etkinliğin tamamlanmasından itibaren 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Ön İnceleme ve İnceleme Raporları Süreçler	Raporların tamamlanmasından itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Tetkikat ve Tahkikat Süreçleri	Süreçlerin tamamlanmasının ardından 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Disiplin Soruşturma Raporu Süreçleri	Raporun tamamlanmasının ardından 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Teftiş Süreçleri	Sürecin tamamlanmasının ardından 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Suç Duyuruları	Suç duyurularının alınmasından itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Zimmet Defterleri Süreçleri	Defterin kullanım süresinin dolmasından itibaren 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Seyahat/Konaklama Süreçleri	Seyahatin yapıldığı tarihten itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Bütçe Çalışmaları, Teklifler, Faaliyet Dosyaları, Raporlar, Yatırım Uygulama Dosyaları	15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Günlük, Haftalık, Aylık Çalışma Ve Faaliyet Raporları	5 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Özel Hukuk Sözleşme Süreçleri	İlgili süreçlerin tamamlanmasının ardından 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Lojman Tahsisine İlişkin Süreçler	Tahsisin tamamlanmasının ardından 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Ödeme Emri Süreçleri	Ödeme emri süreçlerinin tamamlanmasının ardından 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Vergi İade İcmal Bordroları ve Vergi İade Zarfı Süreçleri	İlgili süreçlerin tamamlanmasının ardından 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Bütçe Süreçleri	Süreçlerin tamamlanmasının ardından 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Her Türlü Personel Ödemelerine İlişkin Süreçler	Özlük dosyası ile birlikte 101 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Ödeme Evrakları	Ödemenin gerçekleşmesinden itibaren 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Disiplin Kurulu Kararları	Özlük dosyası ile birlikte 101 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Personel ile İlgili Şikâyet Süreçleri	Şikâyet sürecinin tamamlanmasının ardından 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Açıkta Bulunan Kadrolara Açıktan Atama Süreçleri	Özlük dosyası ile birlikte 101 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Emekli Kesenekleri İcmal Bordroları Süreçleri	Özlük dosyası ile birlikte 101 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Komisyon Kararları	Komisyon karar tarihinden itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Her Türlü Zimmet Tutanakları	Zimmet edilenin iadesinden itibaren 3 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İhale Komisyonu Karar Defteri	İhalenin gerçekleştirilmesinden itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İSG Süreçleri	İSG süreçlerinde düzenlenen belgenin düzenlenme tarihinden itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Teklif Süreçleri	Teklifin yapılmasından itibaren 5 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Proje Başvuru Dosyaları	Proje başvuru süreçlerinin tamamlanmasının ardından 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Log Kayıtları	Log kaydının alınmasından itibaren 10 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
5651 sayılı Kanun’dan Kaynaklanan Log Kayıtları	Log kaydının alınmasından itibaren 2 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Erişim Süreçlerinin Yürütülmesi	Erişim süreçlerinin tamamlanmasından itibaren 5 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kablosuz Ağ Yönetimi	Kablosuz ağ bağlantısının gerçekleştirilmesinden itibaren 2 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çağrı Merkezi Kayıtları	Kaydın alınmasından itibaren 5 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Arıza Bildirim/Arıza Bildirim Kapatma Formları	Formların düzenlenmesinden itibaren 5 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kamera Kayıtları	1 ay	Üzerine yazılarak imha edilir.
Yarışma-Çekiliş Süreçleri	Yarışma süreçlerinin tamamlanmasının ardından 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Ziyaretçi Takip Süreçleri	Ziyaretin gerçekleştirilmesinden itibaren 5 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kamulaştırma Süreçleri	Kamulaştırmanın gerçekleşmesinin ardından 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Rezervasyon Bilgilerinin Tutulması	Rezervasyonun yapılmasının ardından 5 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İhale Süreçleri	İhalenin gerçekleştirildiği yılın sonundan itibaren 30 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Servis Şoför Dosyalarının Tutulması	Şoförler ile sözleşmesel ilişkinin sona ermesinden itibaren 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Araç Takip Sistemleri	Konum bilgisinin alınmasından itibaren 5 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Mutabakat Süreçleri	Mutabakatın yapılmasından itibaren 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Evlendirme Dosyaları	30 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Evlenme Kütüğü	101 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Abonelik İşlemleri	Aboneliğin bitiminden itibaren 10 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Abonelik Arıza Bildirimleri	Arızanın giderilmesinden itibaren 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Park Bakım/Düzenleme/Sulama / Ağaçlandırma Faaliyetleri İle İlgili Dosyalar	İşlemlerin bitiminden itibaren 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Park İsimleri Onay Dosyası	İşlemlerin bitiminden itibaren 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Yeşil Alanlarda Yapılan İlaçlamaların Program Ve Çalışma Raporları	Raporların hazırlanmasından itibaren 2 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Vergisel İşlemler	İlgili vergisel işlemin sona erdiği yılın sonundan itibaren 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Faturalara İlişkin Süreçler	Faturaların düzenlendiği yılın sonundan itibaren 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Eğitim Süreçleri	Eğitim sürecinin tamamlanmasından itibaren 10 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kurumların Yangın Konusundaki Eğitim İsteklerine Ait Yazışmalar	Yazışmaların tamamlanmasından itibaren 5 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İş Yeri Açmak İçin İzin Alınmasına Dair Yazışmalar (Yangın Yönünden Yeterlilik Raporu)	Yazışmaların tamamlanmasından itibaren 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Yangın Raporları	Raporun hazırlanmasından itibaren 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kiralama İşlemleri	Sözleşmenin bitiminden itibaren 15 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kurumsal Kaynak Yönetimi Süreçleri	İlgili süreçlerin tamamlanmasından itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Raporlama Süreçleri	İlgili süreçlerin tamamlanmasından itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kurumsal Risk Yönetimi Süreçleri, Toplantı Kayıtları	İlgili süreçlerin tamamlanmasından itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Saha Araştırması Süreçleri	İlgili süreçlerin tamamlanmasından itibaren 10 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Gelen Ve Giden Evrak Kayıt Defterleri	30 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Planlama Süreçleri	İlgili süreçlerin tamamlanmasından itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Sivil Savunma Süreçleri	İlgili süreçlerin tamamlanmasından itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Personel Vardiya/Nöbet Listeleri	Vardiya/Nöbet tarihinden itibaren 6 ay	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Komisyon Süreçleri	İlgili süreçlerin tamamlanmasından itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kuruma Gelen Firma Çalışanı Bilgileri	Kuruma geliş tarihinden itibaren 5 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kabul Raporları	İlgili süreçlerin tamamlanmasından itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Gider Pusulası	Gider pusulası düzenleme tarihinden itibaren 20 yıl	Saklama süresini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Protokol Süreçleri Özgeçmişler Personel Listeleri Organizasyon Şeması	Güncellikleri sürekli kontrol edilir.

10. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Periyodik imhanın gerçekleşeceği işlem zaman aralıkları Tokat Belediyesiyetkililerince belirlenmelidir. Ancak iki periyodik imha işleminin aralığı en fazla 6 ay olabilmektedir.

Kişisel verilerin imha edilmesine ilişkin yükümlülüğün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Periyodik imha, tüm kişisel veriler için 6 aylık zaman aralıklarında (Her yılın 1. ve 7. ayının içinde) gerçekleştirilir.

Silinen, yok edilen ve anonim hale getirilen verilere ilişkin işlemlerin bulunduğu tutanaklar diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 10 yıl süre ile saklanır.